Debido al incremento de información que procesamos a diario y a las múltiples tareas que desarrollamos, en ocasiones, no dedicamos el tiempo suficiente para organizar estas tareas y ser más eficientes siguiendo el Principio 20/80 de Pareto. El Principio de Pareto dice que el 20% de una acción producirá el 80% de los efectos, mientras que el 80% restante sólo origina el 20% de los efectos.
Una de las aplicaciones prácticas más conocidas de este principio se encuentra en el análisis de ventas o comercial: aproximadamente el 80% de la facturación depende del 20% de los clientes. Casi nunca se observa una relación 80-20 exacta, pero la proporción entre ventas y número de clientes suele ser similar. Con esta información se puede decidir qué clientes son estratégicos (hay que cuidar o dedicarle más tiempo) y cuáles tienen menor impacto en la cuenta de resultados.
El Principio de Pareto también se confirma en la redes sociales: el 20% de los usuarios de Twitter generan el 80% de los tweets totales. También el 20% de los blogs acumulan el 80% de los lectores.
En general, el Principio de Pareto permite analizar una situación y facilitar la toma de decisiones estratégicas trabajando con datos reales (por ejemplo, hacer uso de las redes que son más adecuadas para nuestros objetivos personales/corporativos).
Según la encuesta “Redes sociales más eficaces en Reclutamiento 2.0” realizada en Estados Unidos por Jobvite (2010), LinkedIn destaca como la red que ofrece mejores resultados (89,4%) (cuadro 1).
Para mejorar nuestra organización del tiempo y optimizar las nuevas tareas a las que nos comprometemos en nuestra vida profesional, pero también en nuestra vida personal, podemos también utilizar los llamados «mapas mentales» (mindmapping).Su característica principal es que son muy gráficos, visuales por su estructura en forma de red. De este modo la lluvia de ideas la tenemos organizada alrededor de un concepto central y reflejada en un documento en el que podemos ir revisando periódicamente e ir añadiendo notas, utilizar colores para enfatizar prioridades, actividades, tareas pendientes, etc. En este contexto podemos citar una herramienta 2.0 gratuita que nos ayuda a diseñar «mapas mentales»: XMind. También podemos citar las siguientes: Mind Genius Business, MindManager o Mindview Business.
Deberíamos analizar todas nuestras actividades y determinar cuáles son las que nos hacen perder tiempo, energía y esfuerzo para descubrir también aquellas que nos aportan resultados, nos hacen más efectivos y productivos, no sólo en nuestra empresa sino en nuestra vida misma. )
